◆入社手続きを円滑にするための要点、手続きの流れや必要書類について

入社手続きとは、新しい従業員が企業に入社する際に必要な手続きのことです。
新たに入社した社員が会社でしっかりと働くためには、この入社手続きをしっかりと行わなければなりません。
この入社手続きとは主に健康保険や厚生年金、社会保険及び雇用保険の手続きやその他の備品等の準備ことになります。

この入社手続きでミスや不手際があると、新しく会社に入社する労働者が不安になったり、不信感を抱かせる事にもつながります。
入社手続きを担当する方はしっかりとした対応が求められます。

一般的に、入社手続きには以下のようなものが含まれます

1. 必要な書類の提出
   履歴書、健康診断書、社会保険や税金などに関する書類など、企業が求める書類を提出することが必要です。
2. 健康診断
   健康状態を確認するために、医師による健康診断が必要な場合があります。
3. 署名・捺印
   入社に必要な書類に署名や捺印をすることが必要な場合があります。
4. 銀行口座の開設
   給与振込などのために、企業が指定する銀行口座を開設することが必要な場合があります。
5. 社員証の発行
   企業によっては、入社後に社員証を発行することがあります。
6. 研修やOJT
   入社後、企業が行う研修やOJT(On the Job Training)に参加することが必要な場合があります。

これらの手続きをしっかりと行うことで、円滑な入社ができるようになります。

入社手続きに必要な書類については「雇用する側が準備するもの」と「雇用される側が用意するもの」があります。
雇用する側が準備するものには下記のものがあります。

この書類は雇用する側が会社で働く上での基本的な条件を記載するものであり、雇用側が作成しなければなりません。

この雇用契約書と労働条件通知書の違いは、雇用契約書は雇用する側が雇用される側と取り交わす契約書という意味合いがあり、基本的には雇用側が保管しなければなりません。
一方の労働条件通知書については雇用側が雇用される側に提示する労働条件を書面化したもので、雇用する側が雇用される側に渡さなければならない書類になります。

この2つの書類は、働く上での基本的な条件を記載して（給与や勤務時時間など）雇用する側と雇用される側で共有する書類になります。
そのため、雇用契約書と労働条件通知書の記載内容については同じ内容となるため、「雇用契約書　兼　労働条件通知書」といった形で、一つの書式にまとめても問題はありません。

尚、雇用契約書については法的に作成しなければならないという事はなく、任意で作成する事となりますが、労働条件通知書は必ず書面で交付するべきものになります。
雇用契約書については任意での作成となりますが、何かしらの労働トラブルがあった場合や、労働基準監督署から求められるケースもありますので、雇用契約書は作成して保管しておくとをお勧めします。

前述では雇用する側が用意する書類について記載しましたが、次は雇用される側が入社時に必要な書類についてです。最低限必要な書類は下記3つになります。

主に中途採用者が該当しますが、雇用保険に加入したことがある方はこの「雇用保険被保険者資格者証」に記載のある雇用保険番号が必要になります。

仮に今まで働いたことがない場合には、当然雇用保険に加入したことがありません。その場合は新規取得することができますのでこの「雇用保険被保険者証」の提出をしなくても手続きすることができます。

もし雇用保険被保険者証を紛失してしまった場合などは前職の職場に問い合わせて確認することが必要になりますが、前職が倒産しているなどの理由で問い合わせができない場合には、前職の会社名がわかればハローワークで検索してもらえます。

この源泉徴収票に関しては提出が必要な場合と必要でない場合があります。
同じ年に前職を退職して同じ年に入社した場合には必要になります。

【例】
11月に退職して翌年の1月に入社した場合
→不要
3月に退職して同年6月に入社した場合
→必要

このように同じ年内に前職で仕事をしていた場合には源泉徴収票の提出が必要になります。

尚、以前は年金手帳が必要書類としていた会社も多くありますが、現在はマイナンバーがわかれば年金手帳に記載してある基礎年金番号が不要になります。しかし、基礎年金番号とマイナンバーが紐づいていない方の場合には必要となる場合もあります。

特殊な条件を除き、上記3点があれば、健康保険や厚生年金、社会保険及び雇用保険の手続きや年末調整などの手続きが滞ることはないです。

先程、最低限必要な書類についての記載をしましたが、会社によって入社時に必要な書類が異なります。
あくまでも1例にはなりますが、よくある必要書類は下記の通りです。

会社によっては誓約書や身元保証証のように雇用される側が署名・捺印したり、記入したりする書類を設けている会社もあります。また前述に記載のある雇用契約書ですが、作成自体は会社で行う物ですが、契約書になるので労働者からのサインや捺印が必要になります。

本来であれば面接の際に履歴書や職務経歴書を提出している場合がほとんどですが、何らかの事情により提出されてない場合には入社時に提出してもらいます。また履歴書の提出がなされていても顔写真が添付されていない場合もありますので確認が必要です。

業種や仕事内容によって必要な資格は様々ありますが、一般的には運転免許証の提出を求める会社が多いです。営業等で社用車を使用する機会がある場合も事前に会社側は労働者に免許がある事を確認しなければなりません。

入社時に扶養に入れる方がいて、同居している場合には世帯全員のマイナンバーが記載されている住民票があれば保険に入れるすべてのマイナンバーや住所などの情報を1枚で把握できるため、住民票の提出を求める会社もあります。

通帳の写しは給与振り込み時に使用する情報になります。現金で渡している会社などではあまり振込先を確認することはないですが、給与振り込みを行っている会社は必ず振込先を確認しなければなりません。

入社時に雇用される側から提出される書類は、重要な「個人情報」になります。
雇用する側はこの個人情報の取扱いについて十分に注意する必要があり、特にマイナンバーは非常に重要な個人情報となります。
マイナンバーの取扱いについては社内でしっかりとしたルールを定めて慎重に管理しなければなりません。

また人事の仕事をする人は、他人の重要な個人の情報を扱っている事を自覚しなければなりません。
書類の紛失などは当然ですが、その情報を故意に漏洩させたり、不適切に扱わないようにしなければなりません。

入社した際に、各種役所へ届け出なければならないものがあります。
主なものとしては雇用保険の資格取得と社会保険（健康保険・厚生年金保険）の資格取得の2点です。

雇用保険については加入条件があり、下記に記載してある内容が加入条件となります。

• 31日以上雇用されることが見込まれる
• 1週間の所定労働時間が20時間以上である事

※会社役員（取締役や代表取締役）や日雇い労働者は対象外です。

雇用保険の手続きは雇用した月の翌月10日までに「雇用保険被保険者資格取得届」を所轄のハローワークへ提出します。

社会保険（健康保険・厚生年金保険）の加入は、社会保険の「適用事業所」となっている会社に雇用される労働者は、原則すべて被保険者となります。

労働者を雇い入れた際には様々な準備があり。会社の業種によって変わるものではありますが、代表的なものをあげておきます。

労働者名簿、賃金台帳、出勤簿などは働き出したら必ず必要になる書類になります。
特に労働者名簿は入社時に作成するのが基本的な流れとなります。

会社によって労働者の個人情報を様々なソフトなどに入力しなければなりません。
賃金台帳を給与ソフトで作成している場合には必要事項の入力を行わなければなりません。
また建設業などではグリーンサイトやキャリアアップへの登録や安全書類の作成も必要になります。

服装が自由な会社であれば必要ではありませんが、制服や作業服を会社で支給している場合には用意が必要です。これは入社前にサイズを確認しておき、入社日までに渡せるようにしておきましょう。

事務の仕事を例に挙げれば、本人が使う机や椅子、文房具類の準備が必要です。それ以外にもパソコン、名刺、などさまざまなものを準備しなければなりません。事前に何が必要かを確認しておき、できるだけ入社日までには用意しておくことが必要です。