◆仕事を円滑にするために、ここだけは押さえておきたいファイリングの基礎知識とやり方について

作業が完了してファイルに綴じた書類を見返す機会は非常に多いものになります。
特に1年に1度の更新業務などの頻繁に行わない作業については昨年作成した資料を見ながら作業する事が多いです。
そういった時にしっかりとファイリングされていれば、すぐに取り出すこともできて非常に便利です。

ただただ闇雲にファイルするのではなく、後々の事を考えて書類を分類分けして整理してからファイリングする事が重要です。
特に自分がファイルした物を自分が見るとは限らないので、他の人が見てもわかるようにすることを意識してファイリングしましょう。

書類をファイリングする際に、ファイルをいちいち中身を確認しなくては内容がわからないと仕事効率がかなり落ちてしまいます。またファイルがすぐにボロボロになってしまうと収納場所への収まりも悪くなってしまいます。
書類をファイリングする際には下記の3点を意識してファイルするようにしましょう。

収納する書類の内容によってファイルの材質を考える事は非常に重要です。下記に当てはまるようならば耐久性の高いファイルを選ぶといいでしょう。

• 複数の人間が使用する
• 長期にわたって使用する
• 使用頻度が高い

また、書類のボリュームを考えてファイルの収納容量も意識してファイルを選ぶことも重要です。

ファイルの背表紙にタイトルを入れる事により、そのファイルが何のファイルかすぐにわかるので非常に便利です。
この背表紙には、ほかにも「ファイルの開始日」「期間」「巻数」なども記載することでより便利になります。
尚、記載をする際には耐久性のあるもので記載するとよいでしょう。
水性ペンや鉛筆で記載すると文字のにじみや消えてしまう事もあり、読みづらくなります。
油性ペンやボールペン、もしくは印刷して作成するといいでしょう。

識別情報のラベルを作るときは最初にまとめてラベルを作成してしまうのがお勧めです。
都度作成する場合、字体や書き方が変わってしまい統一感がなくなるケースがあります。
また見た目の良し悪しだけではなくファイルの識別速度も落ちてしまいます。
加えて複数の人が重複して新しいファイルを作ることも防げます。
作成したラベルはファイルの最後の巻に備え付けをするなどのルールを決めておくことでより円滑にファイルの作成ができます。

せっかくファイリングしても書類の端が揃わずにガタガタしていたら見栄えも悪く後に調べる時にも苦労してしまう事もあります。
そこでファイルする用紙のサイズを統一することで書類に統一感が出ます。

ここでの推奨用紙サイズは「A4」です。
一般的には一番多く使用されている用紙のサイズになりますので、多く使用されているサイズに合わせる方が、労力が少なく済みます。
しかし会社によって使用する用紙サイズの頻度は異なりますので、「A4」にこだわらず、各々の会社で一番使用される頻度が高いサイズに合わせる事が重要です。

もし揃えようとするサイズより大きいサイズの場合には「縮小コピーをする」もしくは「サイズに合うように折る」ことでサイズを合わせる事が可能です
しかし縮小コピーにしろ、折るにしろ、その書類が縮小したり折ったりしても問題がない場合に限りますので注意してください。

揃えようとするサイズより小さいサイズの場合には、「拡大コピーする」もしくは揃えるサイズの用紙を台紙として、その台紙に小さいサイズの書類を張り付けてしまうという方法があります。

台紙に張り付ける場合には、のり、もしくはホッチキスなどで張り付ける方法がありますが、台紙から取り外す可能性がないものはのり、取り外す可能性がある場合にはホッチキス…というように使い分けるとよいでしょう。

ここでも拡大コピーや貼り付けに関しては問題がないかを十分に確認してから行ってください。

ただただ書類をファイルしているとかなりの量になってしまい非常にかさばり、扱いづらくなりますし、保管スペースも多く取られてしまいます。
そうならないためにも一工夫することでファイルをスリムにすることが重要です。
ファイルのボリュームを抑える方法は下記の4点になります。

なんでもファイルしてしまうという人は案外多いものです。
本当に必要か否かを考えてファイルすることで不要な書類をファイルしないようにしましょう。
よくある話ですが、送付された書類をそのままファイルしている方がいますが、中には宣伝や広告などもまとめてファイルされてしまっています。こういった広告等は後に閲覧する事が少ないため不要であればファイルしない事をお勧めします。

後の業務に支障がないのであれば書類を縮小・分割・両面印刷することで書類のボリュームを下げる事ができます。

ホッチキスで書類を止めた際に裏側の山の部分をつぶすとかなりのボリュームダウンにつながります。特にホチキスを一か所でとめる場合はその部分のみが膨らんでしまいますが、山をつぶすことでその偏りを軽減することもできます。
また、フラットクリンチタイプのホッチキスを活用すること書類のボリュームダウンをすることもできます。

ファイルをゼムクリップやWクリップでとめる際はクリップが重なって厚みが出ないように一つ一つをずらすことで厚みが出ないようにすることができます。

完結したファイルに誤って新しい書類をファイルしてしまうと、後にその書類を探すときに見つける事が困難になります。
ファイルが完結していることを誰が見てもわかるように外側と内側に印を付けましょう。

ファイルの表紙と背表紙にそのファイルが完結しているかを見てすぐにわかる印と、ファイルの完結日を記載しておくとファイルが完結しているかがすぐにわかり便利です。
市販のシールを使用するか、油性マジック等で印をつけるとよいでしょう。

ファイルの1ページ目にファイルが完結していることを記載したメモやページを設ける事で、誤って完結したファイルに書類を綴じる事を防ぐ事ができます。
この時に文字や用紙を普段と違う色を使用することでより注意喚起につながります。

ちなみに、ひと月や1年などで期間を完全に区切ってファイリングする方法もあります。
ラベル作成時に「20XX年1月1日～20XX年12月31日」というように期間を先に定めてしまい、内側には期間と「ファイルする前に日付の確認をすること」などと注意書きをすることで書類を誤ってファイルすることを防ぎます。
また、期間が終われば一度ファイルを別の場所に移すことでも誤ってファイルすることを防ぐ事ができます。

社会に出ると、当たり前のように「ファイルしておいて」と頼まれることがあります。
しかし、なかなかファイリングマニュアルを設けている会社はなく、悩んでしまう事も多いです。
ファイリングの要点をしっかりと押さえておくことで後の仕事にかなりの影響が出ます。
ファイルするときには面倒くさがらずにしっかりとファイリングするようにしましょう。