◆新人事務員に伝えたい！仕事の始め方と教えるときの注意点

新しい事務員に教えるべきことは多岐にわたりますが、以下の点を重点的に教えることがお勧めです。

 

会社のルールやマナーについて、新入社員に徹底的に教えることが大切です。例えば、社内の掟や制度、社内のコミュニケーション方法や報告方法、電話の取り方やメールの書き方、制服やドレスコードなどです。

 

仕事の基本的な流れと手順を教えることで、新入社員が仕事をスムーズにこなせるようになります。例えば、受注や発注、在庫管理、請求書の発行や支払い、顧客対応などです。

 

社内で使われているシステムやツールの使い方を教えることで、業務効率を上げることができます。例えば、電子メールの送信や受信、会計システムや在庫管理システムの使い方、社内SNSなどです。

 

チーム内での役割や業務の分担を教えることで、新入社員がどのような仕事を担当すべきかを把握することができます。また、チーム内でのコミュニケーション方法や意思疎通の重要性も教えることが必要です。

 

パフォーマンスの評価方法や目標設定について、新入社員に説明することで、彼らが会社でのキャリアパスを理解することができます。また、目標設定によって、業務に対するやる気やモチベーションを高めることもできます。

 

以上が、新しい事務員さんに教えるべき点の一例です。新入社員には丁寧に教え、早期に社員としての能力を向上させることが重要です。

先ほど、「キャリアパス」という言葉が出てきましたが、キャリアパスとは、個人が職業的な成長や発展を追求するために取るべき道筋を示したもので、一般的に、職場や業界でのスキルアップや昇進に必要な経験や資格、教育・研修プログラム、適性・能力に基づくキャリアの進め方や展望などが含まれます。

 

キャリアパスを設定することで、個人は自分自身の能力や興味・関心、価値観を踏まえながら、自己実現や仕事のやりがいを追求することができます。また、企業側から見れば、キャリアパスの提供は、従業員のモチベーションアップや離職防止につながり、人材の育成や定着にも役立つとされています。

 

具体的には、キャリアパスには、以下のような要素が含まれます。

 

1. スキルアップやキャリアアップに必要な職務経験や資格、スキル・能力の習得
2. 昇進や異動に関する規程や基準
3. 教育・研修プログラムや学習支援制度
4. 職務に応じた評価基準や報酬制度

 

ただし、キャリアパスはあくまでも目安であり、個人の状況や環境によって異なる場合があります。そのため、自分自身でキャリアパスを見つけたり、変化や成長に合わせて修正することも必要です。

新しい事務員に何かを教えるときは、以下のような注意点に気をつけることが重要です。

 

教える前に、伝える内容を整理し、順序立てて伝えることが大切です。また、簡潔かつ明確に伝えるように心がけましょう。

 

教えた内容が正しく理解されているかどうかを確認するために、フィードバックを提供することが重要です。適宜、質問を投げかけたり、確認をとったりすることで、理解度を確認しましょう。

 

新しい事務員さんが初めての仕事に取り組むときは、不安や緊張があることが多いです。そのため、教えるときには、丁寧な言葉遣いやタイミングのよいフォローなど、配慮を行いましょう。

 

新しい事務員さんが取り組んだ仕事に対して、肯定的なフィードバックを行うことで、モチベーションを高めることができます。また、課題がある場合は、建設的なフィードバックを提供するようにしましょう。

 

自己評価の促進は、スキルアップや成長につながります。新しい事務員さんには、自己評価を行うことの重要性を伝え、自己評価のための指標や方法を提供することが望ましいです。
以上が、新しい事務員さんに何かを教えるときに気をつけるべき注意点です。教える際には、相手の立場に立って、丁寧な対応を心がけましょう。

新しい事務員の物覚えが悪い場合、以下のような対応を心がけてみましょう。

1. 聞いたことをメモするように促す
   新しいタスクや手順がある場合は、事務員さんにメモを取ることを勧めてください。手順を書き留めることで、忘れたときに参照することができます。
2. 繰り返し確認する
   新しいタスクを任されたら、上司や同僚と確認するように促しましょう。繰り返し確認することで、新しいタスクや手順を確認し、理解を深めることができます。
3. 詳細な説明をする
   新しいタスクや手順がある場合は、詳細な説明をするように心がけてください。説明が不足している場合は、事務員さんが理解できない可能性があります。
4. 様々な方法で説明する
   人によって学び方が異なるため、様々な方法で説明するように心がけましょう。例えば、口頭での説明だけでなく、デモンストレーションやビジュアルを使用した説明なども行うと良いでしょう。
5. 優しくフォローアップする
   新しい事務員さんが自信をつけるまで、定期的にフォローアップしてサポートしてあげると良いでしょう。また、誤りがあった場合は、優しく指摘し、改善点を一緒に見つけていきましょう。

以上のような対応を実践することで、新しい事務員さんがスムーズに業務に慣れ、自信を持って働くことができるようになると思います。