◆ちょっと待って！メール送付前に確認しなければならない事

一般的なビジネスメールの構成は下記の通りになります。

 

 

これはビジネスメールの基本ルールとなります。
詳しくはこちらの記事に記載してありますのでご確認ください。

 

ビジネスメールを送付する際に、確認しなければならない事を下記の通りに項目別にまとめました。

 

また下記の内容以外にも全体を通して敬語などが正しく使われているか、不適切な言葉を使用していないか、顔文字や疑問符・感嘆符が使用されていないかなども確認する事を忘れないようにしましょう。

 

まずは送付先のメールアドレスが正しいかを確認しなければなりません。
ここでメールアドレスが誤っている場合には送付したつもりが相手に届いていないということになります。
送付前には必ず確認するようにしましょう。

 

メールソフトによっては件名がない場合などにアラートが表示されるものもありますが、件名の有無や内容は必ずチェックしましょう。
また件名と用件がしっかりと合っているかどうかの確認も必要です。

 

宛先は送付先が正しいかを確認するだけではなく、敬称のつけ忘れや正しい敬称が使われているかもしっかりと確認する事が大事です。
個人名に「御中」が使われていたり、各位に「様」がついていたりなどの確認を怠らないようにしましょう。

 

文頭の挨拶文がしっかりと入っている事と適切な言葉が使用されているかをしっかりと確認するようにしましょう。

 

用件を簡潔に記載しなければなりません。
不要な事が記載されていないか、または件名と用件がしっかりと合っているかを確認するようにしましょう。
また用件の記載忘れや質問の記載忘れ等がない様にメールを送る前にしっかりと内容をまとめ、その内容は間違いなく記載されているかの確認が必要です。

 

締めの挨拶もビジネスメールを構成する重要な要素の一つです。
抜けがないようにしっかりと確認するようにしましょう。

 

添付ファイルの添付忘れや添付間違いはよくある事なので十分に注意しなければなりません。

 

メールソフトに自動で入る設定をしておけば問題ないと思いますが、違うパソコンからメールを送るときなどには抜けたり、間違った名前で送付してしまう事などの可能性もあります。
普段から署名部分は一目見る癖をつけておくといいでしょう。

ビジネスメールを送付することに馴れてくると確認が流れ作業になってしまい、見落としがあったり、確認を忘れてしまう事があります。
ここでは慣れてきた方がやりやすいミスをまとめました。

 

ビジネスメールを送付することに馴れてきたときに以外に多いのがこの敬称のつけ忘れです。
馴れてくると付け間違いというのはなくなりますが、このつけ忘れには注意しなければなりません。
特にメールの返信の際、相手の署名から名前をコピーして宛先にペーストするときに敬称をつけ忘れてしまうケースが多いようです。
馴れてきてもこの敬称のつけ忘れには注意が必要です。

 

送付するメールを作成してから添付ファイルを添付して送付する流れでメールを作成している方にたまに見受けられるのがこの添付ファイルのつけ忘れです。
メールを送付しようと思った時には添付ファイルの事が念頭にありますが、メールを作成して、内容を確認して際には添付ファイルの事を忘れてしまって送付してしまっているケースがあります。
添付ファイルを送付する際には最初に添付ファイルを添付させてからメールの作成に取り掛かる事で添付ファイルのつけ忘れを防ぐ事ができます。

 

「いつもお世話になっております。」とはビジネスメールで非常に多用する言葉になります。
慣れてくると、ビジネスメールを作成する際にいつもの流れで「いつもお世話になっております。」と無意識に記載してしまう事があります。
そのため初めてメールを送付する相手でも無意識に「いつもお世話になっております。」と記載してしまう事がありますので十分に注意が必要です。

ビジネスメールを送付する際に、マナーが守れていなかったり、ちょっとした「忘れ」で相手を不快にしてしまう事もありますので注意が必要です。
特に慣れてきたときや忙しい時などは確認作業がおろそかになる事もあります。
慣れてきたときや忙しい時こそ一呼吸入れて確認する事が重要となります。

 

特に失敗しやすい箇所などは人それぞれ違います。
自分の失敗しやすいところを見つけて、そこを重点的に確認するようにすることも大切です。