◆仕事のできる人は整理整頓も上手！デスク周りを整理して仕事効率を上げる方法

デスク周りの整理整頓が必要な理由

「整理整頓って必要なの？」と思う人もいるかもしれませんが、電話を受けた際にデスク周りが散らかっていて「メモがない」「ペンがない」という経験をした方もいると思います。
より重症な場合、電話機の上に書類を山積みにしてしまい、自分の机に電話機があるにも関わらず他の机の電話機で応対する人もいます。
こういった事が仕事効率を下げてミスにつながる原因となってしまうケースがあります。
それ回避するためにはデスク周りの整理整頓が必要です。

「整理整頓」が目的ではない

何のために整理整頓をするか…
それはあくまで仕事効率を上げるためです。
このことを取り違えてしまい、整理整頓が目的になってしまっては意味がありません。
またここでの「整理整頓」は「デスク周りをきれいにする」という事とは少し意味合いが違ってきます。
極端な例ですが、デスク周りに何も置かなければ非常にきれいになります。
しかし必要なものを置かなければ仕事はできません。
重要なのは適切なものが適切な場所に置いてあり、必要な時にすぐに使えるようにすることです。

使用頻度で何をどこに置くかを決める

まずは使用頻度によって使う物の順位をつける事が重要です。
例えばペンなどはメモを書いたり、必要書類に記入する事があるなど、非常に使用頻度が高い品物です。
このような形で使用頻度の順位をつけたら、その使用頻度を大まかに3つに分けます。
そして使用頻度上位の物は机の上、使用頻度の中位の物は取り出しやすい引き出し、使用頻度の下位のものはその他の引き出しといった形で置く場所を決めておくと便利です。

右利きか左利きかで配置を考える

例えば、右利きの人は基本的に右手で文字を書きます。そのため文字を書くときにはペンと紙は自分の正面より右側になることが多いです。特に電話が来た時にメモを取る動作などは概ね右側でその作業を行います。
そこでメモやペンを左側に配置した場合、左手で取って右に持ち替えるなどの動作が増えてしまい仕事がワンテンポ遅れてしまいます。
そのため右利きの人はペンやメモを右側に配置することによってよりスピーディーに動作ができます。
このように自分が右利きか左利きかで配置を考える事は非常に重要です。

付箋や定規などの文具の保管

付箋はよく使うものではあるものの、小さくて軽いために何処に置いたかわからなくなることや、引き出しの中に入れておいても引き出しの中で移動してしまう事が多々あります。
よく使うサイズの付箋は一番下の台紙を取って自分の使いやすい場所に丸ごと張り付けて固定してしまうと非常に使いやすくて探す手間も省けます。
しかし壁などに貼り付ける場合は自重で落ちる可能性もあるため張り付ける数量を減らすなどの工夫が必要です。

また長い定規は収納に困るものですが、デスクが鉄製であればマグネット付きの定規を購入することでデスクの側面に張り付けて収納することができます。

電話やゴミ箱などの位置

電話機は右利きの人は左側に置くのが一般的だと思いますが、電話機の位置は何を優先させるかで決めるといいです。
この利き手とは逆に置くというのは「電話をしながらメモを取る」という事を想定してのもので、逆にメモを取ることがなくスピーディーに電話に出たいという事であれば利き手側に電話機を置くことで素早く電話に出ると事が可能です。
また電話スタンドを活用することでスペースを有効活用することができます。

ゴミ箱に関しては足元に置くことが基本となりますが、どうしても引き出しの位置に置かなければならない際は、ゴミ箱をマジックテープなどで引き出しに固定してしまうという手段もあります。
これにより引き出しを開ける際にゴミ箱を移動させる手間が省けます。しかしながら固定する際にはゴミ箱とゴミの重量を考慮して取り付けなければなりません。

立てて置くか寝かせて置くかはメリットを考える

物を保管するときに立てて保管するか寝かせて保管するかは非常に重要です。
これは使い勝手だけではなく収納スペースにも影響してくるからです。
当然ながらこの寝かして保管するか立てて保管するかは自分にとってメリットの大きい方を選びましょう。
いい例としては書類を入れたクリアホルダーです。
これを本棚に立てて保管するか、デスクの横に寝かせて保管するかは人それぞれです。
立てて保管しても寝かせて保管してもメリットデメリットがあります。
書類の使用頻度や期限などの要因を考えて最良の保管方法を考える事が重要です。

上手に小物を整理するには

現在様々な多機能商品が販売されており、中にはデスク整理用品で空間を縦に使う商品も多く存在します。
空間を縦に使用することでその分作業スペースが広がるので是非活用するようにしましょう。

長年事務の仕事をしてきて様々な方を見てきましたが、仕事が遅い方は例外なく物を探す時間、迷う時間、調べ直す時間が仕事できる人に比べて圧倒的に多いです。
デスク周りを整理整頓することでこれらすべての問題が解決するわけではありませんが、整理整頓することで「探す・迷う・調べなおす」という時間を大幅に削減することができます。

またデスク周りが整理整頓して業務が円滑にいくことによって整理整頓の重要性を学べば、その後情報の整理につながり、より多くの業務が円滑にできるようになります。
そのためデスク周りの整理整頓は非常に大きな足掛かりになります。