◆不採用通知書の作り方！作成のポイントと注意点

「不採用通知書」とは、書類選考や面接などの各段階で、求職者に不採用になったことを通知する書類です。

 

数ある企業の中から、前向きな気持ちで当社の求人に応募してきているのに、採用をお断りしなければならないというのは非常に心苦しいものです。
採用を断る行為は応募者にとっても会社側にとっても気持ちのいい物ではありません。採用を見送ることが決まった応募者に対しては、相手の気持ちに配慮した丁寧な対応が必要になります。

 

また不採用の対応は会社のイメージを大きく左右する可能性があるので、慎重に対応することが必要です。たとえ今回ご縁がなかったとしても、この後にまた自社の求職者となったり、取引先に勤務するなど、違った縁があるかもしれません。その点も踏まえた上で不採用通知書を作成する際には、丁寧に伝えられるような文面を用意しておきたいところです。

 

【不採用通知書を送付するメリット】
・確実に伝えられる
郵便物を送付するという事は求職者の自宅に届きますので、不採用であることを確実に伝えられるというメリットがあります。
電話連絡の場合、求職者が仕事中で電話に出られなかったり、知らない番号には出ないようにする人が多いなどの場合があります。またメールの場合でも、迷惑メールに振り分けられたり、ダイレクトメールに埋もれる場合もあります。確実性を重視するならば郵送がいいでしょう。

 

・履歴書等の応募書類を一緒に返送できるから
履歴書や職務経歴書などの求職者が用意した応募書類を不採用通知書と一緒に返送できるのもメリットです。
自社で保管となると保管スペースを圧迫したり、後々処分するにしても手間や費用が掛かります。そういった面から考えても応募書類は不採用通知と一緒に求職者に返信するといいでしょう。

 

・個人情報保護を意識した会社として認識される。
個人情報を適切に扱っている企業として、求職者に認識されます。
また募集要項に「不採用の場合には書面にてお知らせします」「不採用時には応募書類一式と併せて通知書を発送致します」と記載しておくことで、社会的にも個人情報をしっかり意識している会社という事アピールできます。

 

・相手の気持ちを考慮したい
例え不採用であっても最後までしっかりと対応した企業としてイメージアップする可能性もあります。
不採用の際の対応は求職者の心に深く刺さるものです。不採用の対応が悪いと「いい加減な会社」「適当な会社」として求職者に認識される場合が多いです。
そうならないためにも、しっかりとした対応が必要となります。

 

【不採用通知書を送付するデメリット】
上記記載の「不採用通知を送付するメリット」とは反対に「不採用通知を送付するメリット」も確認しておきましょう。

 

・郵送費用がかかる
A4サイズの用紙を折らずに入れる事ができる角2の封筒で郵送した場合、おおよそ1通あたり120円～250円の費用が掛かります。また速達などで郵送した場合には相応の費用が掛かります。

 

・到着までに時間がかかる
郵便の特性上不採用通知が求職者の家に届くまでには時間がかかります。速達の場合でも発送の翌日となり、少なくとも1日はかかってしまうのがデメリットの一つです。
面接の際に「不採用の場合には通知書を発送させて頂きますので〇日程度（到着見込みの日数）かかる可能性があります」と伝えておくともお勧めです。

 

・タイトルは明確に
求職者の中で多数の企業に応募している方などには様々な会社案内や通知書類、案内書などが届いているため、不採用通知書を送付しても見落とされてしまう可能性があります。
そのため、「選考結果の通知」である事と「企業名」は最低でも一目でわかるようにしなければなりません。

 

「選考結果のご案内」
「選考結果のご連絡」
「採用選考結果のご連絡」

 

 

・求人に応募してきてくれたことへの「感謝」の意を伝える
これは採用通知書の場合でも同じことが言えますが、まずは数ある求人の中から選んで応募してくれたことに「感謝」を伝える事が大事です。
書面の本文書き出し部分で感謝の意を伝える文面からスタートするとよいでしょう。

 

・不採用を「不採用」という言葉を使わずに伝える

 

「不採用」や「不合格」などの言葉を使うと角が立つ表現になってしまい、あまり好ましくありません。そのため「不採用」や「不合格」などの言葉を使わずに表現することが大事です。

 

「今回は採用を見送らせて頂きます」
「今回は希望に添いかねる結果となりました」
「今回はご意向に沿う事ができない結果となりました」

 

 

・面接等で預かった履歴書等の書類をどうするか

 

通常の面接などでは会社側が一旦履歴書などの応募書類を預かります。採用になればそのまま会社で保管することになりますが、不採用の場合にはその処理についての記述もしておくとよいでしょう。
文例
「履歴書及びその他提出して頂いた書類につきましては、本状に同封の上、返却させて頂きましたのでご査収ください。」

 

・最後に今後の求職活動に期待する文章で終わらせる

 

最後は応募してくれた求職者へ、今後の採用活動を応援する文章などで終わらせることが大事です。

 

「今後のご活躍をお祈り申し上げます。」
「貴殿の今後ますますのご発展を心より申し上げます。」

通常の郵便であれば「〇〇在中」と記載する事がありますが、個人へのプライバシーへの配慮を考えて「在中」は記載せずに応募者への「親展」扱いで送付するとよいでしょう。

 

尚、採用にしろ、不採用にしろ、求職者はその結果を早く知りたいと考えているので、不採用通知書は速やかに発送するようにしましょう。
一般的には採用面接を行ってから1週間が目安になります。