◆仕事のできる人はディスクトップが整理されている。ディスクトップの整理整頓術について徹底解説

パソコンのディスクトップの整理整頓の話の前に、まずは「散らかってしまう理由」について考えてみましょう。散らかってしまう理由としては下記のものがあげられます。

使いやすい、アクセスしやすいなどを理由にダウンロートしたファイルやテンプレートなどのファイルをディスクトップに保存していると、そのファイルがディスクトップに貯まってしまいます。

作成中やこれから作業をするファイルをディスクトップに張り付けたまま放置しているとディスクトップが散らかる原因になります。

アプリのショートカットは非常に便利ですが、ディスクトップにショートカットを増やしすぎると散らかる原因になります。あまりショートカットに依存しすぎるのもよくありません。

もう使わないファイルやあまり使わないアプリのショートカットを定期的に整理しなければディスクトップが散らかる一方になってしまいます。

パソコンのディスクトップ画面に様々なショートカットやアイコン、ファイルなどが多数置かれていると、ただただ見た目が悪いだけではなく様々なデメリットが存在します。
その主だったデメリットは下記のとおりです。

ディスクトップにショートカットやファイルなどが乱雑になっていると、必要な時に必要なファイルを開くときに探さなくてはならなくなり、無駄に時間がかかる場合が多いです。そして探す時間が増えれば当然ながら作業効率が低下してしまいます。

ディスクトップ上に保存してあるファイルやフォルダのデータは、パソコンの起動時にデータを読み込んでからアイコンを表示するようになっています。
つまり、ディスクトップ上のファイルやアイコン、フォルダが多ければ多いほどパソコン起動時に読み込む作業が増えるので、パソコンの起動が遅くなってしまいます。

ファイル名に会社名や金額などのように、中身が推測できるようなファイル名がディスクトップ上に保存されていると、ディスクトップを見ただけで情報漏洩が起こってしまう可能性があります。
また、外出先でノートパソコンを使用して仕事をする機会もあると思いますが、そういった際に外部の人がディスクトップ画面を目にしてしまうこともあります。
そういった観点から考えると不用意にディスクトップにファイル等を保存するのは避けた方がいいです。

ディスクトップにファイルなどが散乱していると、ファイルの選択ミスが非常に増えてきます。
メール送付の際に添付するファイルを間違えたり、資料作成をしていて、使用するテンプレートを間違えたり、誤って重要なファイルを削除してしまったりなどです。

ディスクトップに多数のファイルやアイコンが散乱しているのであれば、それを整理しなければなりません。
ここではその手順や方法を解説します。

ディスクトップ上にあって最も散乱の原因になりうるものが「不要なファイル」です。
最初に確実に不要のファイルを選んで削除して必要なものだけを残すことが重要です。

毎日使うものであればディスクトップに保存しても問題ないですが、1年に1回や月に1回しか使わないファイルはドキュメントに保存するようにしましょう。

また使用頻度の高いファイルは「進行中」　「ストック」　「情報」の3つのカテゴリーに分けるといいでしょう。

〇「進行中」

• 現在作成途中のファイル

〇「ストック」

• 一定期間保存しておくファイル
• 取引先に送付してしばらく様子を見るファイル

〇「情報」

• 仕事でよく使うひな形のファイル
• 使用頻度の高い情報やデータ

視認性を高くするためにアイコンを等間隔にすることで目的のファイルやフォルダを探しやすくします。

頻繁に使うアプリはディスクトップにショートカットを設けるよりスタートメニューにピン留めするようにするとディスクトップの整理整頓につながります。
また、常時見える位置に置いておきたい場合などはタスクバーにピン留めするといいでしょう。

ディスクトップがしっかりと整理できている方は仕事の内容をしっかりと把握して、内容別にカテゴリー分けができているという印象を受けます。
これは単にパソコンのディスクトップがキレイということだけにはとどまりません。
また仕事のカテゴリー分けというのは、人に仕事を教える上でも重要なことになるので、ディスクトップがキレイな方は「人に教えるのがうまいかも？」という評価にもつながります。

また机の上とディスクトップの整理整頓は比例している方が非常に多いです。
机の上が汚い方はディスクトップ上のファイルやフォルダも乱雑になっているケースが多く、机の上が整理整頓されているとディスクトップ上もしっかりと整理されている方が多いです。
そのためディスクトップがしっかりと整理整頓されていると「きれい好き」という印象を受けます。

ディスクトップが整頓されていることで人の評価がすべて決まるわけではありませんが、一つの指標として考えている方は少なくないです。