◆会社にかかってくる迷惑電話やしつこい営業電話の対処法

迷惑電話や営業電話にはいくつかのケースがあります。
そのケースを把握しておくことで早期に判断が付くため、事前に把握しておくとよいでしょう。

 

営業の電話とは、利業リストから手当たり次第に電話をかけてくることが多いため、担当者の人物名を把握していないケースがほとんどです。そのため役職名でとりつぎを求めるケースが多くなります。
曖昧な言い方で担当者にとりつぎを求める電話は営業電話の可能性が高いです。

 

また、「社長いる？」というように親しい事を装って電話をかけてくる手口もあります。
以前はこのように社長と親しい人が会社にかけてくることもしばしばありましたが、近年の携帯電話の普及により、親しい場合には携帯電話にかける方がほとんどです。
そのため親しい事を装って電話をかけてくる方は強引な営業電話というケースが多いでしょう。

 

「○○（大手企業名）の関連会社で、こちらの地域を担当しております」というように電話をかけてきて、相手の具体的な会社名を聞いても回答しないケースがあります。
本来であれば会社名を名乗ることは当然の事なので、会社名を秘匿する場合は何かしらの悪徳な電話や営業電話の可能性が高いでしょう。

 

こちらに話す機会を与えずに、もしくはこちらが話しているにもかかわらずに強引に話を勧めようとする営業電話もよくあります。
また電話を切る旨を伝えてもそのまま話し続けるケースもあり、こういった不自然に強引な電話はこちら側の根負けを狙っている営業電話の可能性が高いです。

 

電話口の周囲から多数の話し声や電話の音などのガヤガヤした音が聞こえてくる場合には営業専用のコールセンターからの可能性が高いです。

会社に迷惑電話やしつこい営業電話などがかかってきた場合には次のような対応をすることで円滑に対処する事ができます。

 

迷惑電話やしつこい営業電話、怪しい電話がかかってきた場合、相手が確信的な要件などを言わずにそれらしいことを言って担当につないでもらうケースや、自身の会社や名前などの情報を明かさずに電話をしてくるケースがあります。
早いタイミングで「会社名」「名前」「用件」を聞くことでその電話がどのような電話かを判断できます。

 

用件を聞いた際に、「アポイントの件」や「社長に直接お話しできたら」などと詳細を濁してくる場合があります。
用件が明確ではない場合には「具体的にはどのようなご用件でしょうか？」と聞く事も効果的です。
具体的に聞くことで、相手が諦めて電話を切ることもありますので、対応時間の削減につながります。

 

電話で相手とのやり取りの中で、迷惑電話屋営業電話であることが分かった場合はきっぱりと断ることが大事です。
ここで中途半端な態度で対応してしまうと「次は話を聞いてくれそう」とか「押せばつなげてもらえる」と思われてしまい、再度電話がかかってくる可能性もあります。

 

しかし、いくら迷惑電話や営業電話といって邪険に扱ってしまうと、企業イメージの悪化や別の嫌がらせにつながる可能性もありますので、丁寧な対応をしておいた方が無難です。

 

 

迷惑電話や強引な営業電話にはある程度の傾向があります。
それらに対して対応するマニュアルを社内で作成し、電話応対する人に周知しておくことで対処することも可能です。

 

社内で対応の仕方を決めて、その内容に従って対応することで、相手は「誰が電話に出ても同じ内容で断られる」という認識になり、しつこい営業電話なども少なくなります。

 

・電話がかかってきた場合には必ず相手の会社名、名前、用件を聞く。
「恐れ入りますが、会社名とお名前をおきかせいただけますか？」
「恐れ入りますが、どのようなご用件でしょうか？」

 

・用件が不明瞭の場合には具体的な要件を確認する。
「具体的にはどのようなご用件でしょうか？」

 

・会社名及び名前や用件が不明瞭の場合にはお断りする。
「用件が確認できない場合、とりつぎはお断りさせております。」
「申し訳ございません。用件が不明瞭ですとお取次ぎできかねます。」

 

・基本的にはとりつぎをしない。（連絡先を確認して折り返しをする）
「必要があればこちらから連絡いたします」
「必要があれば担当の者から折り返しご連絡をします。」

 

・社員の氏名や携帯番号の問い合わせは断る
「弊社では氏名（携帯番号）につきましては本人の許可なくお伝えできない決まりになっています」

 

・〇〇（投資や不動産、人災派遣などの用件）の営業電話は断る
「〇〇に関するお問い合わせはお断りするように言われております。」

 

機器の設定や導入をすることにより迷惑電話や営業電話の軽減につながります。
・悪質な電話と判断した電話番号を着信拒否に設定する。
・電話応対時間を設定して営業時間外に電話がつながらないようにする。
　※取引先には緊急連絡先等の案内が必要となります。
・IVR（自動音声応答）を導入する