◆採用通知書の作り方！作成のポイントと注意点

採用通知書は、企業が求職者に対して正式に採用を決定したことを通知するための書類です。
採用する事が決まっているのであれば、いち早くその旨を求職者に対して伝える事で、他社の選考をやめて入社の意思を固めてくれる方もいるでしょう。
しかし採用は企業側に発行する義務はありません。そのためこの採用通知書を作成せずに電話などを用いて求職者に採用の旨を伝える企業も多いでしょう。

採用通知書と似たような書類で「内定通知書」というものがあります。
この内容通知書は、主に新卒の求人応募者と会社との間で、企業側が求職者を採用する意思と求職者が企業に入社する意思の「双方の合意」がなされた際に通知するものであり、採用通知書とは意味合いが異なります。

先程も述べたように企業側に採用通知書は発行の義務はありません。そのため採用通知書を作成せずに電話で済ます企業も少なくありません。
この採用通知書を発行するメリットとは何でしょう。そのメリットは下記の内容があげられます。

1. 書面の方が求職者側にとって採用の信頼性は高くなる。
2. 求職者側から企業自体の信頼性が高くなる。
3. 求職者の他社への選考や検討を中断する可能性が高くなる。

採用通知書の発行には特にルールがあるわけではありません。
そのため特にいつまでに送付しなければならないという明確なものもありませんが、一般的には選考から1週間が目安となります。

しかし求職者は1社だけ面接を受けに行くとは限りません。
求職者が複数の求人に応募しており、同時に採用面接などを進めている場合には、こちらが採用通知を出しても他の求人からすで採用通知を受け取っており、採用を断られてしまう可能性もあります。
そのため選考が終了し次第、速やかに採用通知書を送付して、採用の意思がある旨を示す事が望ましいでしょう。

複数の会社へと求人の申し込みをしている求職者は求人資料や会社案内など様々な書類が届いている可能性が高く、採用通知を送付しても採用の表現が曖昧だったり、目立たなければ見落としてしまう可能性もあります。

そのため「採用する」と企業名の2点は明確にわかるようにすることがポイントです。
書類に会社名を記載する事も重要ですが、会社名が記載されている封筒を使用する事も効果的です。また採用に関しては書類のタイトルに「採用通知書」と記載することで一目見れば採用されたことがわかりますので非常に効果的です。

また文章にもはっきりと「採用します」という意思表示をします。
ここで曖昧な表現は使わずに「採用」という言葉をしっかりと使う事で求職者に対して採用したい意思が明確に伝わります。

求人を出している企業は数多くあります。
その中から厳選して応募してきてくれています。そのことを真摯に受け止めて感謝の意を伝えるようにしましょう。特に文頭の書き出し部分で感謝を伝える文面からスタートさせると効果的です。

求職者が初日に困らないように最低限の情報は記載するようにしましょう。特に入社日、出勤場所、当日に用意するものなどは最低限記載が必要です。

　求職者が問い合わせするときに困らないように必ず担当部署や担当者の連絡先を記載するようにしましょう。

よくある話ですが、求職者は採用通知書に担当者の氏名がなかった場合には、求人資料に記載のある名前か、面接した人の名前が担当者だと思い連絡することになります。社内で求人担当と入社担当が分かれている場合には会社側の対応が遅れてしまう場合もあります。
そのため採用通知書には入社手続きの担当者を記載することが賢明です。

会社に入社する際に求職者に書いて欲しい書類などがある場合には、採用通知書と併せて送付することで入社手続きを円滑にすることができます。

前述の通り採用通知書には明確なルールがありません。そのため併せて送付する書類や求職者に用意してほしい書類がある場合にはその旨を採用通知書に記載しても特に問題はありません。

ただし、ただ書類を送られてきても求職者はどうしていいかわからなくなるので、必要な書類を入社日にもってくるのか、または返信するかなどの対応方法を記載しておくといいでしょう。
尚、返信を求める場合には返信用封筒を同封しましょう。