◆ビジネスメールの基本ルールとマナーを徹底解説

仕事を通じてメールで取引先や社内でやり取りをすることが多くなりますが、意外とビジネスメールの基本ルールやマナーを学ぶ機会は少ないです。
ここではその基本ルールとマナーについて解説していきます。

この記事はこんな方におすすめ！

・社会人やビジネス環境でメールを使用する人
・新入社員や就職活動中の学生
・プロフェッショナルなメールコミュニケーションスキルを身につけたい人
・ビジネスメールの書き方やマナーを学びたい人

ビジネスメールに関する基本ルール

件名を入れる

メールの件名は一目見てその内容がわかるようにしなければなりません。
「ご連絡です」「お世話になります」など、内容がわからないような件名の場合、相手に迷惑をかけたり、メール開封が後回しにされる可能性があります。
具体的な件名を入れる方が相手にその内容を把握してもらいやすく、相手にとっても優先順位をつけやすくなります。

宛名を書く

メールの本文に入る前に、相手の宛名を書くことがビジネスメールの基本ルールです。
「〇〇部　〇〇様」といったように、そのメールが誰に宛てられたものなのかをすぐに判断できるような宛名を記載するようにしましょう。

はじめに挨拶文を入れる

本題に入る前に、必ず挨拶文を入れるようにしましょう。
社内向けであれば「お疲れ様です」、社外向けであれば「いつもお世話になっております」というように用件を述べる前に挨拶文を入れる事が一般的です。

【メールの書き出しに使われる挨拶文の定番文例】
「いつもお世話になっております」
「ご無沙汰しております」
「先程はお電話で失礼しました」
「先日はお世話になりました」
「本日はわざわざご足労いただきありがとうございます」

用件を簡潔に記載する

ビジネスメールを作成するときは、用件をわかりやすく簡潔にすることを心掛けましょう。
相手は忙しい中でメールを確認することもあります。そんな中、あまり関係のない話や回りくどい表現は多い文章を記載したメール送ると不快に思う方もいますので注意が必要です。

本文の最後に挨拶を入れる

本文の最後は「ご多用のなかとは存じますが、ご確認いただけますと幸いです」などというような挨拶文を入れる事でメール全体の印象が変わります。また相手への気遣いや感謝も伝える事ができるので、本文最後には挨拶文を入れるようにしましょう。

【メールの締めに使われる挨拶文の定番文例】
「よろしくご検討くださいませ」
「お忙しいところ恐れ入りますが、どうぞよろしくお願いいたします」
「ご協力の程よろしくお願い致します」
「では、またご連絡いたします」
「本日は取り急ぎ用件のみにて失礼いたします」
「略儀ながら、まずはお礼かたがたメールいたしました」

署名を入れる

誰がメールを送付したのかがわかるように、必ず本文末尾に署名を入れるようにしましょう。
また、相手が電話したいときやFAXしたいと思った際にはこの署名を見る事もあります。
名刺に記載されている内容はこの署名に記載するといいでしょう。

【署名に記載する内容の例】
・会社名
・役職
・氏名
・電話番号
・FAX
・ホームページのURL　・・・など

ビジネスメールで注意しなければならない事

受信したメールは営業日起算で1日以内の返信を心掛ける

土日祝日などの休みを除いて、メールの返信は1日以内に行う事を心掛けましょう。
例えば金曜日に来たメールは月曜日中に返信といった形で返信する事が望ましいです。
しかしこれはあくまでも目安です。
内容によっては1日で返信できない内容だったり、状況的に難しい場合もあります。

緊急の用件にメールを使用しない

根本的にメールとは緊急の用件に適しているものではありません。
緊急の用件の際には電話を活用する事が一般的です。
もしどうしても緊急の用件でメールをしなければならないときは、メールした後に電話するといいでしょう。

「転送」するときは確認が必要

メールを転送する際にはメールの内容が転送しても問題ないかをしっかりと確認した上で転送するようにしましょう。
勝手に転送してトラブルになる事例もありますので、転送していいか悩んだ際には差出人に確認をとることも大事です。

添付するファイル名は内容がわかる名前にする

受け取った相手が一目で内容がわかるように、添付ファイルの名前は明確なタイトルをつけるようにしましょう。
スキャンしたデータなどの名前を変えずに送ると、相手はそのファイルが何なのか、開かなければわかりません。
相手への気遣いとしてもファイル名を変更してから送付する事が大切です。

また、メール本文に添付したファイル名を明記する事で、添付ファイルの見落としの防止や、何のファイルを送付したかが一目で分かりやすくなる効果があります。

容量の大きい添付ファイルはメールに添付して送らない

ファイル容量は一般的には2MBまでとされております。
環境によって大きな容量のメールは受信できない場合があるためです。
容量の大きいファイルを送付するときの方法は下記の通りです。

数回に分けてメールを送付する。（1件のメールを2MB以下にする）
ファイルを圧縮する
オンラインサービスを利用する。（外部の大量ファイル転送サービスを利用する）

相手によっては解凍の仕方がわからなかったり、オンラインサービスは使ったことがないなどがあるので、大きい容量のメールを送付する前に一度相手へ確認を取るとよいでしょう。

一斉送信する時にはメールアドレスの公開に気を付ける

複数の人に同じメールを送付する際、複数のメールアドレスを宛先に入力する事ができます。しかしこのやり方の場合は送付した相手全員が送付先のメールアドレスを確認する事ができるため、メールアドレスが公開している事となります。
もし送付先の名前やメールアドレスを伏せたい場合は「BCC」を使用することで送付先がメールに記載されることがありません。