◆社会人の基本スキル「報・連・相（ホウレンソウ）」とは？その重要性とポイントについて

 

「報・連・相（ホウレンソウ）」とは「報告」「連絡」「相談」の略ですが、この「報告」「連絡」「相談」とは仕事をする上で非常に重要になり、組織の一員としての絶対条件になります。

 

上司と部下は対等ではありませんが、お互いに敬遠してコミュニケーションを取らなければ仕事が進みません。また仕事の成果だけではなく、失敗やトラブルについても、正確・迅速・簡潔に上司と部下が情報を伝え合う事で仕事がスムーズにできます。

 

そのため「報告」「連絡」「相談」とは、仕事におけるコミュニケーションの基盤になります。
この「報告」「連絡」「相談」を徹底することが社会人としての努めなければならない事であり。人や企業がかかわるほとんどの仕事はこの「報告」「連絡」「相談」で成り立っていると言っても過言ではありません。

 

また、「報告」「連絡」「相談」の相手は上司などの社内ばかりとは限らない。
社外の顧客や取引先にも「報告」「連絡」「相談」を怠らないようにすることが重要です。
相手は社内ばかりとは限らない。
社外の顧客や取引先にも「ホウレンソウ」を怠らないようにしなければならない。

「報告」「連絡」「相談」とは一見「物事を話す」という共通点から「似たようなもの」と考えてしまいます。特に「報告」と「連絡」についてはその違いが分かりにくいこともあるので、各々の意味をしっかりと理解しましょう。

 

報告とは、部下が上司に対して、「起こった事実」や上司からの「指示や命令・任務」の経過・結果を伝えること。
これは「下の者から上の者に伝える」という事なので、「部下から上司」「後輩から先輩」という流れになります。

 

報告の相手：上司
知らせる対象：事実・途中経過・結果
※報告者の「主観」「感想」「考え」「私見」などは報告対象の情報とはならない。

 

連絡とは、連絡者が得た情報について、関係者に知らせること。
ここでは上司や部下などに関わらず、誰もが情報の発信者及び受信者となります。

 

連絡の相手：関係者
知らせる対象：情報
※報告者の「主観」「感想」「考え」「私見」などは報告対象の情報とはならない。
※主な目的は、関係者への情報の共有

 

相談とは、判断に迷う時や意見を聞いてもらいたい時などに上司や先輩、同僚に参考意見・アドバイスを受ける事です。

 

相談の相手：相談者に「参考意見」や「アドバイス」を述べる事ができる人物
知らせる対象：「主観」「感想」「考え」「私見」「主観」なども含まれる。

 

 

できるだけ早い段階で作業を指示した上司に直接報告をしましょう
しかし報告相手の都合も考慮することも大事ですので、報告相手の都合の確認は怠らないようにする。

 

先に結論を述べてから経緯等を伝える事で、より伝わりやすくなります。
報告を受ける側は先に結論が欲しいと思っています。
そのため下記のような順で報告すると円滑に報告できます。
①案件（目的）：何についての報告かを説明する。
②結論：報告の要となる結論を説明する
③補足：理由・自経緯・背景などを述べる
④私見：結論に関する私見を述べる（必要に応じて）

 

まずは事実を報告し、その後必要に応じて自分の意見や憶測を伝えるようにしましょう。
①客観的な事実を正確に伝える
②「私見ですが…」と断ってから自分の考えを述べる。

 

※事実と私見を混同させてしまうと、上司が判断を誤る可能性があるので、自分の意見を事実として伝えないようにしましょう。上司が知りたい。知らせるべき要点を明確にすることが大事です。

 

悪い情報であれば素早く報告することで対処が早くなります。
悪い報告をした場合、上司から経緯や背景などの質問されることが多いため、情報を整理しておくことが重要です。

 

• 「これは報告する事でもない」と自身で勝手に判断せずに「念のため」報告する
• はじめはなんでも報告するようし、徐々に相手に合わせた報告ができるように意識していくことが大事です。タイミングや手段を使い分けてまめに報告するようにしましょう。
• 「結果」の報告にこだわらずに聞かれる前に途中経過も知らせるようにしましょう。

 

複雑な内容やデータが必要な場合はできるだけ資料を添えるようにしましょう。

 

・連絡をする内容はしっかりと整理して必要な情報を関係者に伝えるようにしましょう。
・5W1Hで必要事項に漏れがないかを確認する。
※5W1Hとは思考やコミュニケーションに用いるフレームワークのことで、 When (いつ)、 Where (どこで)、 Who (誰が)、 What (何を)、 Why (なぜ)、 How (どのように)の6つで構成されている。

 

・重要度や緊急度を判断して、口頭、電話、メール、メモなど状況に合わせて連絡手段を使い分ける事が大事です。
・相手の立場に立って、親切な連枠を心掛けましょう。

 

重要な情報であればある程、相手に確実に伝わっているかを確認することは大事になってきます。特に郵便、メール、FAX等の場合は確実に届いているかを確認しましょう。
「伝えた」という事よりも「伝わった」を意識する事が大事です。

 

「連絡」では正確な情報が求められます。そのため「～みたいです」「～のようです」といった曖昧の言葉は混乱を招くこともあるので注意が必要です。

 

 

案件（目的）：何についての相談課を伝える
問題の整理：問題点の整理をしておく
自分の意見：自分なりの考えや意見を整理して伝えられるようにしておく
相手の意見を聞く：自分の考えや意見が否定されても素直に耳を傾ける。

 

※相談してアドバイスをもらった結果は報告しよう！
相談を受けた相手は、自分のしたアドバイスがどう役に立ったのかも気になっています。
アドバイスをもらったお礼も含めて結果を報告するようにしましょう。

「報・連・相（ホウレンソウ）」は、報告・連絡・相談を個別のみで行うよりも組み合わせて行う事でより効果が出る事が多いです。
報告・連絡・相談の各々の意味をしっかりと理解した上で3つをうまく組み合わせを行い、社内・社外においてコミュニケーションを円滑に行いましょう。