◆書類整理はファイル選びが重要！まずはファイルの種類について学ぼう！

書類を整理するためにはファイルが必需品となりますが、このファイルは実に様々なものがあります。ファイルの種類を学ぶことでその書類に適したファイルを選ぶことができます。適したファイルを選べば仕事効率の向上やスペースの省エネにもつながります。

この記事はこんな方におすすめ！

・ビジネスパーソンやオフィスワーカー
・書類管理や整理に悩んでいる個人や組織
・プロジェクト管理や業務遂行に関わる人
・仕事や個人の生活において効率的な書類整理を求める人

ファイリングのポイント！分類とファイル選び

ファイルは大きく分類すると3つに分けられます。
それは「穴をあけるタイプ」「穴をあけないタイプ」「その他（特化したもの）」です。

穴をあけるタイプ

これはファイルする紙に穴をあけて書類を保存するタイプです。
パンチで穴をあけたり、ルーズリーフのようにもともと穴が開いている物を保管するためのファイルです。

穴をあけるタイプのメリット

書類が紛失することが少ない
他のファイルに比べてページがめくりやすい
書類の順番が狂わない
頑丈なファイルが多いので長期的に使用でき、使いまわすこともできる。

穴をあけるタイプのデメリット

紙の1枚1枚に穴をあけなければならず、その穴が印字されているものと被ることがある。
上部に作られている物はその分収納スペースを多く使用する。

穴をあけないタイプ

紙に穴をあけずにそのままファイリングすることができるタイプです。

穴をあけないタイプのメリット

穴あけ作業が必要ない
穴による印字の欠損がない

穴をあけないタイプのデメリット

穴をあけるタイプと比較すると書類の紛失する可能性が高くなる

その他（特化したもの）

これは使用の用途や整理するものなど、ある1点に特化させたファイルです。
言うなれば専用のファイルと言っていいでしょう。

穴をあけるタイプのファイル

パイプ式ファイル

ファイル本体にパイプが取り付けられたファイルで、そのパイプに芯の入った留め具を差し込むことで固定するファイルです。大きいものが多いためかさばり持ち運びに不向きで値段も高めですが、長期保管を目的とした容量が多い書類などの管理に最適です。
頻繁に見る事はないが長期的に保管しなければならない経理書類、人事書類などのファイリングに適しています。

リングファイル

途中にある書類の抜き差しを簡単に行えるファイルです。閲覧し易く書類の取り出しが簡単ですが、その反面パンチの穴が破損しやすいなどのデメリットもあります。回覧・閲覧用のファイルとしての利便性が高いです。

フラットファイル

ファイル本体に留め足が付いており、紙を通した後に留め具で固定するファイルです。
書類の取り出しは不便ですが、価格が非常に安く、薄くて軽いです。
少ない書類の管理や会議資料用、または社外提出用のファイルとして最適です。

レバーアーチ式ファイル

大きくて長いリングを使用したファイルです。付属してあるレバーを操作することで書類を挟むことができます。
リングファイル同様に書対の取り出しが簡単で閲覧し易いがパンチの穴が破損しやすい。またリングファイルに比べて大きいものが多い

背幅伸縮ファイル

ファイルの厚さを調整できるファイルです。留め具がワンタッチで使用することができます。
書類の量に応じて臨機応変に暑さが変わりますが、ファイル自体の自立が難しく、表紙が痛みやすいというデメリットがあります。
ファイルする量の見通しがわからない時などには重宝します。

穴をあけないタイプのファイル

Z式ファイル

金具などの留め具で挟み込むタイプであり、穴をあけないタイプのファイルでは一般的な形です。
ワンタッチで書類の取り出しができるが、その分取り出しの際に書対が散乱し易く、ファイルする量が多くなると抜け落ちる事があります。
書類の一時保管や穴をあけたくない書類などに適しています。

クリアポケットファイル

本体がアルバムのようになっており、複数の透明のポケットが取り付けられたファイルです。
持ち運びが楽で書類をきれいな状態で保管できます。しかしポケットを乱雑に扱うと破損する恐れがあります。
書類をきれいな状態で保管できるだけではなく、非常にページがめくりやすいというメリットもあり、会社案内などの社外閲覧用資料や飲食店のメニューを入れるのに適しています。