◆文書ツールの使い分け！ビジネス文書の基本となる紙とメールとFAXについて

社会人になると様々なビジネス文書を取り扱うようになります。
取引先に文書を送る際、基本的は紙文書、メール、FAXのいずれかを選択して送付する形となります。

ですがこの3つを自分の好みで選んで使うというわけではありません。
文書の緊急性や性質・性格、用件や状況、その文書の内容などを考慮して適した文書ツールを使用しなければなりません。

文章を提出する相手は誰なのか、内容は緊急を要するのか、個人情報、機密情報の書かれたものかをよく吟味してから使い分けるようにしなければなりません。

ビジネス文書を送付するときの文書ツールの選択をしっかりとできるようになるためには、紙文書、メール、FAXの特性や向いている書類、向いてない書類、加えて各々のメリットとデメリットをしっかりと把握しなければなりません。

紙文書のメリット

紙文書は契約書や礼状など、重量な文書が多く、他の文書より格式が高いと言えます。

紙文書を使用することで記載されている情報の機密性がメールやFAXよりも高いです。

紙文書のデメリット

紙文書の性質上、相手へ送付する際には郵送する事が一般的となっており、相手にわたるまでに時間がかかってしまいます。

紙文書の向き不向き

紙文書に向いているものとして、契約書、見積書、企画書、礼状、詫び状、督促状など公的な性格の強いものや重要な書類など、また個人情報などが記載されている機密性の高い文書などに向いています。一方で紙文書に向いていない物は緊急性のある文書です。素早く情報を相手に送付しなければならない場合などには向きません。

メールのメリット

素早く、簡単に文書を送付できる事がメールの最大のメリットと言えます。
しかし、緊急性の高い文書をメールで送付する際には、相手に電話確認をした方がいいでしょう。

大量のデータを送付することはメールのメリットでもありますが、あまり大きすぎるデータファイルの場合はメールで送付することができないため、分けて送付する等の工夫が必要になります。

画像やデザインなどを送付する際にはメールが最も適しています。

送付する時もそうですが、都合のいいタイミングで送付することができ、相手も自分の都合のいいタイミングで確認することができます。

メールのデメリット

相手の都合のいい時に確認できるというメリットがある反面、相手がいつ確認するかがわからないというデメリットもあります。またメールの場合は相手が確認を忘れる可能性が紙文書やFAXに比べて高いです。

メールの向き不向き

メールは緊急性の高い文書や大量のデータがある場合、または画像などのデータの送付に適しています。またこちらである程度のデータを作成して、相手に必要事項を記入してもらうような「連携して文書を作成」する際などは最適です。
一方でメールの場合、個人情報や重要な書面などの機密性の高い文書のやり取りには向きません。

FAXのメリット

メールと同様にFAXは至急の用件などに適しています。
しかしメールと異なる点は、FAXの場合は相手の会社に設置してあるFAXへ送信するため、多くの場合は送付先の会社の人が最初に確認して、担当の方に知らせるというのが一般的なため、メールより多少早く確認してもらえる可能性があります。
また相手が外出中の場合でも机の上にFAXが置かれていた場合はメールよりも先に机の上に置いてあるFAXを見る方が多いでしょう。

FAXのデメリット

メリットの方でも記述しましたが、FAXは相手の会社に設置してあるFAX機器に送付をするため、その文書を見る方は送付先の担当者とは限りません。

画像が添付された文書や細かいデザインなどの作画を送付した場合、相手に届いたときには黒くなってしまって詳細がわからない場合があります。

数十枚の資料を送付すると相手も同じ枚数の印刷をしなければならなくなる可能性があります。

FAXの向き不向き

FAXで向いている文書は緊急性の高い文書や簡単な地図などに適しています。また出欠などを手書きで記載して返信をもらいたい文書などにもよく使用されています。向いていない書類としては秘匿性の高い文書や写真、デザインなどです。また枚数が多い場合にはあまりFAXで送付してしまうと相手に迷惑になる場合があります。

余談になりますが、会社でFAXを受信する際、一般的には受信するとそのまま印刷されるようになっていると思います。
しかし、FAXなどの不要なFAXも数多く届きます。

そういった不要なFAXが自動的に印刷されてしまうと…
紙の無駄使いになってしまいます。

そうならないためにお勧めしたいのが、「FAXをPDFで保管」することです。

FAXが自動的に印刷されずにPDFで自動的に保存され、必要に応じて印刷できるようにすれば印刷コストの軽減にもつながります。
また不要なFAXは削除してしまえばいいですし、印刷機の不具合で重要なFAXが確認できないという事もありません。
また前述の通り、仮に数十枚FAXが届いたとしても、印刷することなく内容を確認することができます。

この設定については印刷機のメーカーの営業の方に問い合わせすることで設定してくれると思いますが、そのFAXを保存する場所については会社側で用意する形になると思います。

その保存する場所というのがNASになります。

NASとはネットワーク対応HDDともいわれており、ネットワークを介して使えるファイルサーバーとして活用する専用機器のことです。

NASにFAXを保存するというシステムは非常に便利にですので、是非活用してください。
尚、NASを購入する前には必ず印刷機メーカーに使用できるかを確認するようにしましょう。