◆ビジネスシーンにおける電話とメールの使い分けの方法

ビジネスシーンで使用するコミュニケーションツールとして、最初に思い当たるのが、「電話」と「メール」という方が多いでしょう。
取引先と連絡を取るのに電話した方がいいかメールした方がいいか悩むことも多いでしょう。

しかしこれは一概にどちらがいいとは言えません。
電話の方がいい場合とメールの方がいい場合と、その状況によって変わってきます。
つまり、電話を使用するのか、メールを使用するのかは、その状況に適した判断が必要になります。

まずは電話でやり取りをするメリットとメールでやり取りをするメリットを考えてみましょう。

電話のメリットは下記の通りです。

メールでも瞬時に送付することができますが、相手がすぐに確認するとは限りません。
またメールを確認したとしても、その返事がすぐになく、翌日に返事が来るケースなどがあります。
電話の場合は相手が電話に出れば、内容の説明や返答をすぐに得られます。

電話の場合、会話の中で新たに発生した疑問や確認しなければならないことなどをその場ですぐに確認できます。
そういった意味ではメールに比べて柔軟なコミュニケーションが取れます。

電話の声を通じて相手の理解度や感情などのニュアンスが感じ取れることができます。
メールでも文面を見てある程度の感情や理解度を察する事ができますが、やはり「ニュアンスを感じ取る」事に関しては電話の方が優れていると言えるでしょう。

メールのメリットは下記の通りです。

1つの情報を複数人に伝えなければならないとき、電話の場合は一人一人に電話をかけなければなりませんが、メールの場合は1つのメールを複数人に一斉送信することで情報の並列化が簡単にできます。

電話や会話の場合には「言った」「言わない」というやり取りが発生するケースがあります。
また聞き間違いや勘違いなども発生する可能性がありますが、メールの場合には記録が残るためにそういった記憶の曖昧さで発生する問題はありません。
また日時や時間などを直前に確認する際にも、メールを確認すれば確認できますので、確認のために相手に電話をするという手間が省けます。

なかなか電話がつながらない方などの場合、連絡しなければならないにも関わらず連絡が取れないという事があります。そういった相手にメールで連絡事項を送付することで、相手へ伝える事ができます。

残業している時などに、連絡しなければならない事があった場合、相手は就業時間を終えているにもかかわらずに電話をかける事は失礼になってしまいます。
その点メールは、すぐに返事はもらえませんが、取り急ぎ連絡事項の通達はできます。そういった際にはメールは非常に便利です。

前述したように、ビジネスシーンにおいては状況に応じた電話とメールの使い分けが必要になります。
下記に電話をした方がいい場合とメールをした方がいい場合をまとめました。

電話をした方がいい場合

メールよりも電話の方が迅速なやり取りができるため、緊急性の高い案件については電話を使った方がいいでしょう。

謝罪やお詫びの時にはこちらの誠意を伝えるとともに相手のニュアンスも感じ取りたいものです。
そういった面を考えるとメールよりは電話の方が適していると言えるでしょう。

企業によっては個人でメールアドレスを設定せずに1つのメールアドレスを複数人使用している企業もあります。
このような場合などは対象の相手以外の人が見る可能性もあります。対象の相手にだけ伝えたい時などは電話の方がいいでしょう。

相談などの様に相手の言葉に対しての反応を基に会話をするケースなどの場合には、メールだと非常に時間がかかってしまいます。
相談事や、相互理解の状況確認をしながら会話をするのであれば電話が便利です。

メールを使った方がいい場合

用件がメールで来た場合、相手にもそれ相応の都合があります。
例えば打ち合わせの合間や出張前や電車などの公共機関の使用の前にメールを送付するなどがあります。またやり取りをあえて記録を残しておきたいなどの理由もあるかもしれません。
そのためメールで連絡が来た場合には、基本的にはメールで返事をするとよいでしょう。

日付や料金などの「数字」にまつわる件については後々「言った」「言わない」の議論になりやすい傾向があります。
メールの場合にはしっかりと記録が残りますので、メールを使用した方がいいでしょう。

一度打つ合わせ等で決まった内容や時間を変更する場合、電話等の会話の場合には変更点がどこであったかなどの情報が曖昧になりやすい傾向にあります。何かしらの「変更」が発生した場合にはメールにて送付して変更点を記録しておくと間違いが起こりにくいです。

急ぎでない用件の場合、相手が忙しい時に電話が来ると「後でいいのに」と思われてしまいます。緊急性のない連絡はメールの方がいいでしょう。